Solutions de flux documentaires et dématérialisation

La solution de flux documentaire EzGED BY MGS

Nous vous proposons une solution de gestion de flux documentaires, qui vous permettra d’archiver, centraliser, sécuriser et partager vos documents. Notre plateforme s’adapte à vos besoins et à vos spécificités métier sans altérer ni modifier vos processus déjà en place.

Schéma solution flux documentaire et dématérialisation

DÉMATÉRIALISATION

ARCHIVAGE

CIRCUIT DE VALIDATION




Icone solution de dematérialisation
Icone archivage
Icone Workflow GED

Numérisez tous vos documents papier (factures clients, factures fournisseurs, bulletins de paie…).

Archivez automatiquement et rapidement vos fichiers sous forme de dossiers.

Gagnez du temps sur vos circuits de validation (workflow) et simplifiez-les avec notre solution complète.


Image signature électronique

Signature électronique

Envoyez vos contrats (devis, avenant…) par email et faites-les valider par signature électronique à un ou plusieurs signataires : c’est ce qu’on appel la contractualisation en ligne.

Comment ça marche ?

Le signataire (ou les signataires), reçoit sur son téléphone portable un code qui lui permet de valider le contrat, ce qui assure de la bonne identité du signataire.

La signature électronique est entièrement reconnue et dispose d’une valeur légale, à même titre qu’une signature papier.

Certificat RGS 1* ou RGS 2**.

Solution d'archivage

Archivage des données

L’archivage numérique au sein de l’entreprise devient aujourd’hui possible et permet de s’affranchir d’un archivage papier long, fastidieux, et surtout coûteux.

Comment ça marche ?

En partant d’un scanner, on scan le document qui est intégré automatiquement dans la solution, au format numérique (PDF, Word, Excel, Email, Image, etc.) et un simple copier/coller dans un répertoire réseau permet à la solution de prendre en charge le fichier.

Une interface simple, intuitive et sécurisée permet aux utilisateurs de rechercher, filtrer, et trier les documents, mais aussi de gérer des versions, d’apposer des tampons, ou encore de partager avec les collaborateurs et partenaires.

Solution de flux documentaire et dématérialisation

Envoi factures Chorus ou factures email

L’envoi de factures Chorus Pro ou par email est une tâche qui prend beaucoup de temps en entreprise. notre solution Flux Documentaire et Dématérialisation permet, en plus d’archiver, d’envoyer les factures directement sur la plateforme Chorus Pro, ou directement par email pour les factures privées.

Comment ça marche ?

Chaque jour, chaque semaine, chaque mois, en fonction de vos règles de facturation, votre ERP va générer les factures au format PDF, qui seront transmise sur votre environnent Flux Documentaire et Dématérialisation, notre solution s’occupe automatiquement d’archiver les PDF, puis de les transmettre via Chorus Pro ou par Email en fonction des règles définis.

Il vous reste à surveiller les retours d’envoi (boites emails n’existant pas, Siret Chorus non conforme).

Gain de temps, optimisation du délai de paiement de vos factures, optimisation du processus de gestion interne.


LES AVANTAGES DE LA DÉMATÉRIALISATION

L’archivage numérique de documents propose de nombreux avantages pour votre entreprise et vos différents interlocuteurs :

Icone argent
Icone sécurité
Icone temps

Faites des économies financières et matérielles en réduisant la production de documents papiers, et réduisez votre empreinte carbone.

Assurez-vous de la sécurisation de vos envois, et d’une meilleure traçabilité de vos flux documentaires.

Gagnez du temps sur la recherche de fichiers, sur les circuits de validation, et donc sur les délais de paiement.


VIDÉO DE PRÉSENTATION


CONTACT / DEMANDE D’INFORMATIONS pour les Flux Documentaires et Dématérialisés

Pour toutes informations complémentaires sur nos solutions de gestion de Flux Documentaires et Dématérialisés à BLOIS (41 Loir et Cher) ou prise de contact, merci de remplir le formulaire ci-dessous.

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